L’AZIENDA  

La Fondazione Policlinico Universitario Agostino Gemelli IRCCS è un policlinico universitario di Roma inaugurato il 10 luglio 1964 e per oltre 50 anni è stato parte integrante dell’U­niversità Cattolica del Sacro Cuore. Dal 1° agosto 2015 il Poli­clinico Universitario A. Gemelli ha assunto la forma giuridica di Fondazione. Opera nell’ambito del Sistema Sanitario Nazio­nale italiano, oltre ad erogare prestazioni in regime di attività privata, con le sue funzioni che non si limitano alle attività di tipo ospedaliero, ma comprendono anche la ricerca scientifica in campo medico-biologico e di innovazione tecnologica in sanità, l’insegnamento delle discipline mediche e infermieri­stiche, la formazione permanente del personale sanitario.  

L’ESIGENZA  

Tra gli obiettivi che il Policlinico si è prefissato nel proprio piano industriale c’è quello di posizionarsi tra i primi 10 ospedali universitari riconosciuti a livello europeo. Al fine di raggiungere tale posizionamento si è reso necessario raffor­zare e rendere sistematico il miglioramento continuo della qualità e della sicurezza delle prestazioni erogate, anche attraverso l’adozione del modello di gestione definito dagli standard Joint Commission International (JCI) e perseguendo l’accreditamento riconosciuto da questa prestigiosa organiz­zazione. Il metodo JCI si ispira al miglioramento continuo dell’assistenza e i parametri da soddisfare si riferiscono a tutti gli aspetti dell’organizzazione ospedaliera, tra cui, quel­li denominati SQE (Qualifiche e Formazione del Personale), riguardano la Direzione Risorse Umane. Tra questi, di parti­colare rilievo per la portata innovativa attraverso lo sviluppo e l’adozione di soluzioni digitali è il progetto “CD-CP” Cli­nical Development attraverso i Clinical Privileges. I Clinical Privileges sono i livelli di abilitazione di ciascun professioni­sta medico allo svolgimento della propria attività professio­nale specialistica. Il modello prevede infatti che ogni medico o, in generale, ogni professionista sanitario sia abilitato o meno a svolgere le diverse attività specialistiche proprie della sua disciplina indicando anche il livello della sua abili­tazione. Lo standard ha la finalità principale di garantire che ogni paziente sia curato dal medico con il coerente livello di conoscenze e competenze.

IL PROGETTO  

Il progetto, avviato a maggio 2019, ha previsto la costi­tuzione di gruppi di lavoro composti da professionisti medici, Direzione Sanitaria e Direzione Risorse Umane, finalizzati a definire il modello di valutazione dei Clinical Privileges. Conclusa la macro-progettazione, il modello è stato applicato a livello di singola unità organizzativa (110 unità attive) in relazione alle specialità mediche di riferimento. In parallelo è stato sviluppato in Oracle HCM il tool in grado di supportare e facilitare l’attribuzione dei Clinical Privileges agli oltre 1.400 medici che lavo­rano nella Fondazione, ricorrendo al medesimo sistema utilizzato per la valutazione delle performance del per­sonale. Il processo di conferimento si basa su schede di assegnazione strutturate su un doppio livello: Privileges clinici di base e Privileges clinici specialistici. L’assegna­zione, su entrambi i livelli, spetta al Responsabile di Unità Organizzativa Complessa. Con riferimento ai Privileges clinici di base, il Responsabile può abilitare o non abilita­re ciascun professionista appartenente alla propria unità organizzativa allo svolgimento delle diverse procedure di base attribuite alla singola unità (es. attività ambulatoria­li, presa in carico del paziente) effettuando per sé stesso un’auto assegnazione che poi viene validata dal Nucleo di Valutazione della FPG.  Per quanto concerne i Privileges clinici specifici, il Respon­sabile è chiamato a individuare le procedure specifiche dell’unità che dirige (es. ambulatorio ginecologia endocri­nologica). A tali Privileges viene associato uno dei livelli che rappresenta il grado di autonomia con cui il singolo profes­sionista può svolgere ciascuna prestazione (N.A, supervi­sione diretta, supervisione indiretta, completa autonomia, formatore). Anche in questo caso il Responsabile effettua per sé stesso un’autovalutazione.  Il processo di conferimento dei Privileges clinici si articola nelle seguenti fasi:  

• apertura della campagna di assegnazione, tramite il tool informatico dedicato;
• valutazione da parte del Responsabile; presa visione delle assegnazioni da parte di ciascun colla­boratore valutato;  
• colloquio di approfondimento tra responsabile e singolo medico sulle abilitazioni e sul percorso di sviluppo clinico del medico nei 12/24 mesi successivi.

Il processo di riesame delle assegnazioni avviene ogni tre anni, ma resta in ogni caso possibile, anche annualmen­te, una rivalutazione delle stesse all’esito del processo di valutazione delle performance individuali nonché nei casi di nuova assunzione o neo inserimento in diversa unità, di significativi cambiamenti dei livelli di competenze. Il progetto, live da gennaio 2020, ha coinvolto tutta la po­polazione in possesso dei criteri di eleggibilità: circa 1.400 risorse. A tutti i medici sono stati attribuiti i Privileges clini­ci per l’anno 2020 e dal mese di marzo 2021 è stato avviato il processo di aggiornamento degli stessi.  Al fine di accompagnare i Responsabili in questo cambia­mento, oltre al loro coinvolgimento nei tavoli di lavoro iniziali, è stato realizzato un percorso di formazione sulla gestione del personale, incontri formativi per il pre-lancio e tutoring individuali on-demand (circa 50 interventi su 110 UOC e 7 Dipartimenti). Per il personale medico, anch’esso coinvolto nella fasi iniziali di discussione, sono state realiz­zate attività di comunicazione all’avvio dell’assegnazione dei Privileges clinici e incontri individuali ad hoc in caso di richieste specifiche.  

I RISULTATI  

Il progetto ha consentito un forte miglioramento dell’effi­cienza del processo, rendendo semplice la valutazione dei collaboratori e la gestione delle competenze critiche all’in­terno di ogni unità, grazie alla reportistica prodotta dalla piattaforma e consultabile dalla Direzione Risorse Umane, Sanitaria e dai Responsabili. Grazie alla dashboard è inoltre possibile identificare facilmente i talenti sulle competen­ze specialistiche, mappare le competenze professionali ed evidenziare eventuali gap a livello individuale ma, soprat­tutto, di team e favorire la pianificazione dei percorsi di sviluppo individuali del personale medico sulle competenze tecniche. La piattaforma, inoltre, facilmente accessibile da diversi device (notebook, tablet, smartphone), garantisce ampia flessibilità di connessione sia per i Direttori sia per i collaboratori medici, i quali rappresentano figure professio­nali solitamente operative on site (reparto, ambulatorio, sala operatoria, università) e in contesti extra-ospedalieri (do­cenze, convegni, congressi).  Tutte le procedure autorizzate e i relativi livelli di autono­mia sono disponibili non solo al clinico interessato, ma a tutto il personale sanitario che lavora nelle aree di attività del singolo professionista. Questa trasparenza nasce con la finalità di garantire la migliore sicurezza dei pazienti, a cui si aggiunge la volontà di generare fiducia nelle competenze dei professionisti e di rendere chiari i percorsi di sviluppo, stimolando l’engagement e la motivazione del personale medico.  Il progetto, nonostante sia ancora nella sua fase inziale, ha già portato a una significativa rivoluzione delle procedure in atto, rendendo necessario un forte cambiamento da parte dei  Responsabili, abituati ad essere focalizzati sulla prestazione e meno sul ruolo di gestori dello sviluppo delle competenze individuali e del team. I maggiori fattori di criticità su cui il Policlinico ha dovuto lavorare sono stati la necessità di consolidare la cultura della valutazione delle performance dei Responsabili come strumento fondamentale per con­sentire una crescita pianificata e non “casuale” delle risorse coordinate. Infatti, nonostante sia chiara l’importanza delle competenze professionali, tuttavia spesso viene sottova­lutata l’importanza del “prendersi cura” dello sviluppo dei propri collaboratori in modo strutturato e sistemico, non occasionale e settoriale come determinante per raggiunge­re efficacemente gli obiettivi di sviluppo delle competenze specialistiche, ma anche comportamentali e per il correlato sulla motivazione e l’engagement.  Infine, un’ulteriore criticità, tipica di ogni cambiamento che comporta l’introduzione di un nuovo software all’interno di un processo organizzativo: si è dovuto renderlo di facile accesso, formare le persone spesso, dato il ruolo, attraverso sessioni di affiancamento individuale, lavorando al contem­po sul migliorare la user experience ed evidenziando l’utilità di utilizzo del software anche per avere disponibili informa­zioni utili sui propri collaboratori.  

GLI SVILUPPI FUTURI  

In termini di sviluppi futuri, il Policlinico ha in programma di completare la costruzione delle dashboard per il Respon­sabile in cui sintetizzare i principali indicatori dell’attività clinica e scientifica di ogni singolo medico (progetto pilota avviato ad inizio 2021) in modo da basare sempre di più su dati oggettivi e real time le valutazioni e sviluppare un sistema di mappatura dei livelli di abilitazione in ambito di specialità e di team, per evidenziare eventuali gap di com­petenze o potenziali criticità legate a un numero ridotto di risorse in possesso di competenze in alcuni specifici settori di attività.  Infine, rendere il sistema dei Privileges clinici lo strumento diffuso per pianificare lo sviluppo di medio periodo dei sin­goli medici, con particolare riguardo ai giovani nella fascia di età 30-40 anni.