L’ORGANIZZAZIONE

Il Gruppo Estra opera su tutto il territorio nazionale, con una presenza di particolare rilievo

nel Centro e Sud Italia, nei settori della distribuzione di gas naturale e GPL, nella vendita di

gas naturale ed energia elettrica, oltre che telecomunicazioni, energie rinnovabili, servizi

energetici, servizi ambientali ed E-mobility. Il Gruppo conta oltre 700 dipendenti dislocati

presso le proprie sedi in Toscana, Umbria, Marche, Abruzzo, Molise, Lazio e Puglia. Nata

nel 2009 dall’aggregazione di tre multi-utility toscane a capitale pubblico (Consiag di Prato,

Intesa di Siena e Coingas di Arezzo), le diverse acquisizioni societarie hanno portato ad

espandere la presenza in alcune Regioni del sud Italia. Nel 2017 è entrata a far parte della

compagine societaria Multiservizi s.p.a. di Ancona (oggi Viva Servizi).

LE ESIGENZE

Lo Smart Working in Estra nasce all’interno di un più ampio progetto di revisione dei

processi organizzativi, volto a trasformare l’azienda in una «Digital Utility». L’obiettivo del

progetto è promuovere il benessere e l’engagement dei dipendenti e introdurre nuove

modalità di lavoro per migliorare le performance aziendali. L’azienda vuole promuovere un

modello di business orientato al raggiungimento di obiettivi e risultati, con un’attenzione a

tecnologie e spazi che abilitino il nuovo modo di lavorare.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Il progetto CambiaMente ha preso avvio a gennaio 2018, con la sottoscrizione di un

accordo sindacale e una policy organizzativa che disciplina lo Smart Working per i profili

compatibili (circa 500 dipendenti). È stato escluso dall’iniziativa il personale della portineria

delle sedi e il personale degli sportelli al pubblico.

È stata prevista la libertà del singolo dipendente di aderire allo Smart Working, in accordo

con il proprio responsabile, da un minimo del 20% a un massimo del 60% del tempo di lavoro sia in ingresso che in uscita, permessi dedicati per favorire l’inserimento al nido, permessi

per visite mediche e malattie dei bambini e un programma di welfare aziendale ad-hoc.

Il personale le cui attività sono state considerate non adeguate a politiche di Smart

Working è stato coinvolto in tutte le altre iniziative di welfare dedicate ai dipendenti. Per

tutti i dipendenti sono infatti previste 20 ore di indisposizione all’anno, permessi retribuiti

per visite mediche, ferie solidali da poter cedere e condividere con colleghi che ne fanno

richiesta, possibilità di convertire il premio risultato in welfare, possibilità di richiedere

accordi ad hoc per flessibilità in ingresso e in uscita.

Al personale operativo è stata predisposta la modalità di timbratura tramite una apposita

app installata sul proprio cellulare aziendale. Il personale operativo è autorizzato a timbrare

l’inizio e la fine della giornata lavorativa dalla propria abitazione al fine di recarsi direttamente

sul campo con il mezzo aziendale, per eseguire le attività assegnate senza la necessità di

passare dall’azienda, minimizzando le perdite di tempo legate agli spostamenti nel traffico

cittadino e ottimizzando la propria performance lavorativa.

A tutti i dipendenti e neo-assunti viene fornito un un kit contenente strumenti e attrezzature che

possono agevolare il lavoro da remoto (cuffie bluetooth, tappetino per il mouse, zaino porta

computer, borraccia, calendario da tavolo, penna, portapenne con ricarica usb, tazza). Per

gli smart worker sono inoltre previsti pc, dotazioni di monitor per scrivania e smartphone. Al

personale operativo viene fornito un tablet e uno smartphone. Inoltre, l’azienda ha acquistato

licenze software per lavorare in cloud, per consentire la collaborazione e la condivisione

simultanea dei documenti e dei processi lavorativi. L’azienda ha introdotto una piattaforma

integrata, che permette la pianificazione e assegnazione delle attività, il monitoraggio e

mensile (ovvero da un minimo di una a un massimo di tre giornate di lavoro da remoto

a settimana), per un massimo di 13 giorni mese. Nelle giornate di lavoro da remoto, è l’avanzamento dei lavori, e fornisce la reportistica per il controllo dei KPI. È stata inoltre

sviluppata una piattaforma intranet–extranet installabile su tutti i device aziendali che

racchiude al suo interno diverse funzionalità: prenotazione e accesso al desk, monitoraggio

della presenza e dei giustificativi, il reporting e la gestione delle attività, la documentazione

utile e gli organigrammi aziendali, i pagamenti durante i coffee break, le agende condivise,

la prenotazione condivisa di auto aziendali, la prenotazione e l’accesso al parking.

Per il personale operativo, è in uso un software per l’ottimizzazione dei percorsi per i

lavoratori che lavorano sul territorio. Sono stati sviluppati internamente software specifici

per migliorare l’esecuzione delle attività (app per preventivi lavori, software per la

gestione dei turni di reperibilità). Sono in fase di valutazione anche soluzioni innovative

per la supervisione del lavoro da remoto e le manutenzioni sul campo tramite applicativi

basati sulla Realtà aumentata. L’azienda utilizza software per la progettazione BIM e la

ricostruzione 3D dei propri impianti diffusi sul territorio al fine di arrivare alla creazione di

un digital twin della propria rete e dei propri impianti per una gestione ottimale di tutte le

informazioni e le scadenze delle attività.

Grande attenzione è stata data anche agli spazi aziendali, che sono stati oggetto di

riprogettazione, seguendo un approccio bottom up per identificare le esigenze dei lavoratori

e con un’attenzione particolare al benessere e alla sostenibilità ambientale. Nella sede

principale di Prato sono stati creati open space, sale riunioni dotate di sistemi integrati di

videoconferencing per meeting ibridi e spazi per la collaborazione informale e il relax. Gli

arredi scelti permettono di avere flessibilità e facilità di manutenzione e offrono un’ampia

scelta cromatica al fine di differenziare e personalizzare gli ambienti. Oltre alla sede centrale, Estra ha numerose sedi fisiche diffuse su tutto il territorio

nazionale. I lavoratori possono sentirsi liberi di spostarsi da una sede all’altra per poter

lavorare in gruppo ai progetti trasversali. Per questo in ogni sede sono previste delle

apposite postazioni prenotabili per garantire ai colleghi che giungono da altre sedi, di

poter lavorare. Inoltre, sono state predisposte sale comuni dove lavorare ai progetti o fare

brainstorming con i colleghi.

La sede centrale inoltre partecipa a un progetto europeo che prevede la costruzione di un

bosco urbano. È prevista la realizzazione di tre tipologie di facciate verdi innovative e di un

tetto verde, creando un’isola di biodiversità, fruibile dai dipendenti come luogo di socialità,

per piccoli eventi o per fare attività fisica.

Per accompagnare la trasformazione della cultura organizzativa aziendale verso un

modello di lavoro per obiettivi e progetti, il gruppo ha investito e sta investendo sulla

formazione per profili Dirigenti e Responsabili, spingendosi fino al Middle Management.

Sono stati organizzati due percorsi paralleli di formazione. Un primo percorso di formazione

manageriale per top management e middle management per accrescere le competenze

manageriali all’interno del gruppo e per fornire alle persone coinvolte una cultura e un

linguaggio comune sugli aspetti centrali della gestione aziendale. È stato successivamente

eseguito un secondo percorso di formazione verticale dedicato al Project Management

per dare a top e middle management gli strumenti per introdurre in azienda la modalità di

lavoro per progetti.

Estra pone una forte attenzione al tema della sostenibilità ambientale e del benessere

della comunità e per questo ha attivato progetti di sensibilizzazione in azienda verso tutti i

dipendenti, in un’ottica di Green Economy. Inoltre, ha installato nei parcheggi pubblici della

città e aziendali, colonnine di ricarica per auto elettriche.

I BENEFICI

In Estra sono monitorati numerosi dati relativi ai dipendenti di tutte le società del Gruppo.

Tali dati vengono raccolti in specifici report che sono messi a disposizione della Direzione

aziendale e ai manager di funzione. I dati monitorati annualmente sono l’assenteismo, gli

straordinari giornalieri, le modalità di timbratura (da casa o in azienda) e la percentuale

di Smart Working. Assenteismo e straordinari hanno registrato un calo. È monitorato

costantemente anche il tasso di turnover che, negli ultimi anni, ha registrato un decremento

e nel 2022 si è assestato al 5%. È in atto un monitoraggio per i dipendenti al fine di misurare

il loro benessere ed engagement, i cui dati verranno utilizzati per portare miglioramenti

e introdurre nuove iniziative. L’introduzione dello Smart Working ha portato benefici

importanti in termini di riduzione delle emissioni. È stato stimato che, nel 2022, Estra ha

evitato circa 190 tonnellate di CO2.