L’ORGANIZZAZIONE

Da quasi 50 anni Assimoco è il gruppo Assicurativo del Movimento Cooperativo italiano con cui condivide storia e valori. E’ la prima Compagnia Assicurativa Società Benefit in Italia e fa parte del movimento delle B Corp, imprese che aderiscono ad un paradigma economico inclusivo, equo e rigenerativo. La sede principale di Milano ospita la quasi totalità delle persone dei 430 dipendenti che fanno parte dell’organizzazione; ulteriori sedi dedicate ai Centri di Liquidazione Sinistri sono dislocate in tutto il territorio italiano.

LE ESIGENZE

Al termine delle restrizioni dovute all’emergenza sanitaria, Assimoco ha ritenuto rilevante rivedere il proprio modello di Smart Working per coniugare la piena flessibilità data alle persone nella scelta del luogo da cui lavorare con la volontà di valorizzare la sede come luogo di riferimento per la vita della comunità aziendale. L’azienda ha così lavorato sul dare un nuovo senso alla presenza fisica in ufficio.

IL PROGETTO

Lo Smart Working in Assimoco era già presente a partire dal 2017 e dava la possibilità alle proprie persone di operare da luoghi diversi dalla sede aziendale fino ad un massimo di 2 giorni a settimana.

La pandemia ha portato a rimettere in discussione alcuni vincoli ed è stata l’occasione per iniziare a pensare e sperimentare nuove modalità di lavoro. A ottobre 2021 con l’avvio del progetto “Nuovi Modi di Lavorare” si è iniziato a sperimentare le novità introdotte con la nuova policy unitamente ad alcuni meccanismi di monitoraggio sugli effetti.

La policy aziendale che regola l’applicazione dello Smart Working include la possibilità di lavorare da remoto senza un limite predefinito di giorni al mese. Tra le forme di flessibilità vi è anche la possibilità lavorare per un periodo prolungato e continuativo da remoto o in una sede diversa dal proprio domicilio. La policy è stata integrata nel contratto integrativo aziendale recentemente rinnovato e viene applicata a tutti i dipendenti, compreso il personale in somministrazione.

Assimoco, consapevole dell’importanza delle relazioni e dei contatti anche informali tra colleghi di team diversi, ha introdotto il concetto di “Densità Sociale” inteso come misura del rapporto tra il numero di persone presenti in sede e la possibilità di creare situazioni di incontro occasionale e contaminazione di idee. Tale numero è di 150 persone per la sede milanese, mentre per quelle territoriali è proporzionato al numero di dipendenti che vi lavorano.

Parallelamente sono state organizzate diverse iniziative volte a far vivere la sede come punto di riferimento per la comunità aziendale, alcune rivolte all’intera organizzazione altre invece per facilitare nuove modalità di lavoro all’interno dei team.

Per i team è stato proposto un workshop finalizzato alla creazione di una matrice in cui mappare le attività che avrebbero beneficiato della presenza in sede in termini di efficacia e qualità realizzativa. A questo si è aggiunta la promozione del lavoro per obiettivi, la pianificazione delle attività su un orizzonte di due settimane e i regolari momenti di feedback con il proprio responsabile, sempre con l’obiettivo di migliorare il coordinamento e l’allineamento all’interno dei team.

Per dare ulteriore valore aggiunto alla presenza in ufficio e attirare spontaneamente quante più persone, si sono organizzate anche attività trasversali e informali che potessero essere di interesse per tutta l’organizzazione stimolando la parte più conviviale dello stare in ufficio e rendendo l’ambiente più caldo e umano. Per esempio, si sono organizzati incontri con autori di libri di interesse per la comunità aziendale e che veicolassero temi importarti per la cultura organizzativa. Sono stati proposti corsi di yoga e krav maga; si sono aperte le porte al “teatro in azienda” in occasione della giornata internazionale contro la violenza sulle donne. Infine, in occasione delle festività natalizie e del raggiungimento di importanti traguardi commerciali sono stati organizzati momenti di festeggiamento insieme.

Nel 2023, superata la fase di sperimentazione, il progetto è entrato a regime e l’azienda ha iniziato a monitorare il numero complessivo di persone presenti per verificare il raggiungimento del valore soglia. Contestualmente, attraverso survey periodiche, si è monitorata la soddisfazione dei dipendenti rispetto alle iniziative attuate.

Il progetto comprendeva anche la modifica degli spazi come elemento abilitante dei nuovi modi di lavorare. La sede che dal 2019 ospita il Gruppo è frutto di una attenta progettazione, nata dall’ascolto delle esigenze dei dipendenti; tuttavia al termine della pandemia è stato necessario introdurre alcuni cambiamenti in termini di policy e layout. È stato introdotto il desk sharing, eliminando tutti gli uffici singoli e prevedendo postazioni per circa il 60% delle persone presenti in ciascuna area di governo (le funzioni aziendali); le postazioni non sono prenotabili, per evitare che la prenotazione sia un deterrente alla presenza in ufficio. Gli uffici singoli si sono trasformati in spazi di collaborazione dedicati ai team (le piazze delle aree di governo) utilizzabili per riunioni, previa prenotazione, ma anche per brevi allineamenti, senza prenotazione.

Sono disponibili ulteriori spazi occupati da postazioni individuali libere e prenotabili, da utilizzare nei giorni di maggior affluenza in ufficio.

Le sale riunioni sono state dotate di tecnologie per la videoconferenza per supportare le riunioni con partecipanti da remoto, così come l’auditorium: uno spazio inizialmente destinato agli incontri plenari in presenza che si è trasformato in un luogo per organizzare eventi in modalità ibrida.

Le sale break dove poter consumare il pranzo e prendersi una pausa sono pensate per essere dei luoghi dove poter socializzare pranzando o bevendo un caffè con i colleghi. Per la concentrazione e i lavori individuali sono stati predisposti dei phonebooth, una biblioteca e postazioni libere.

In un’area della sede è stato inaugurato ‘L’angolo circolare’: un luogo dove le persone possono scambiarsi oggetti che non utilizzano più in ottica di un’economia circolare e di un utilizzo consapevole degli oggetti fino al loro effettivo fine vita. L’obiettivo è sensibilizzare a livello individuale al consumo responsabile e ai temi della sostenibilità. È un progetto autogestito in collaborazione con un’associazione del territorio che ritira tutti quegli oggetti che non riescono a trovare una seconda vita all’interno della comunità aziendale.

Per quanto riguarda le iniziative di change management, il team di trasformazione culturale ha organizzato degli incontri per raccontare il progetto e condividere con le persone la finalità dell’iniziativa, ovvero favorire gli scambi e la contaminazione tra colleghi. Lavorare sul cambiamento culturale è stato molto complesso ed è stato necessario riprendere il concetto in più incontri; il confronto e il dialogo sul tema è stato quindi necessario per consentire alle persone di interiorizzare il concetto di Densità Sociale senza vederlo come un vincolo o una costrizione. Lo sforzo culturale è stato ripagato in maniera soddisfacente riuscendo a tenere conto di tutte le diverse necessità di ogni dipendente. Infatti, per i care giver o i genitori la totale flessibilità garantita dalla Policy di Smart Working in vigore rappresenta una concreta leva di sostegno alle pari opportunità e di promozione del work-life balance.

Per favorire il cambiamento delle modalità di utilizzo degli spazi, sono stati organizzati incontri per spiegare le modalità di utilizzo più appropriate. Le persone dovevano infatti  familiarizzare con l’idea di spostarsi nei diversi spazi dedicati in funzione del tipo di attività da svolgere.

Nel prossimo futuro Assimoco intende realizzare una maggiore personalizzazione degli spazi, in particolare delle piazze di area di governo e delle aree comuni affinchè possano raccontare chi è l’azienda e trasmettere un senso di calore e appartenenza alla comunità aziendale.

I RISULTATI OTTENUTI

Dalle diverse survey condotte durante il progetto i risultati ottenuti sono sempre stati positivi. Le persone hanno percepito progressivamente i benefici dell’iniziativa e ne sono complessivamente soddisfatti. La riuscita del progetto ha migliorato il benessere relazionale in azienda e ha favorito il bilanciamento vita privata e lavorativa.

Il target di 150 persone è sempre stato raggiunto in media per tutti gli ultimi mesi del 2023 e nel 2024, dimostrando che è un obiettivo raggiungibile.