L’ORGANIZZAZIONE

Dab Pumps è un’azienda manifatturiera specializzata nella produzione di sistemi di movimentazione dell’acqua. La produzione è dislocata in sei centri produttivi, di cui quattro in Italia, uno in Ungheria e uno in Cina. Nell’HeadQuarter di Mestrino, in provincia di Padova, sono state centralizzate le funzioni di coordinamento generale. La popolazione aziendale, composta da 1750 persone in totale, si divide a metà tra la parte impiegatizia e la parte produttiva. I dipendenti italiani sono circa 950. Una fetta importante del totale dei dipendenti è composta dagli addetti alle vendite, dislocati in tutto il mondo e distribuiti tra le cinque regioni commerciali in cui è organizzata l’azienda.

LE ESIGENZE

L’azienda, ancora prima dello scoppio della pandemia, ha avvertito la necessità di avere più flessibilità organizzativa, da un lato per conciliare meglio il lavoro con le esigenze personali e avere un miglior equilibrio tra vita privata e lavorativa, dall’altro per stimolare un ambiente di lavoro e un approccio agile nelle modalità di organizzazione del lavoro.

IL PROGETTO

Il progetto di Smart Working è stato seguito dalla funzione HR in prima battuta, con il commitment del management aziendale sin dall’inizio. L’iniziativa ha avuto avvio nel 2019 nella sede italiana, coinvolgendo la parte impiegatizia dell’azienda. In seguito, l’esperienza di lavoro da remoto maturata durante la pandemia ha incentivato il cambio culturale verso un approccio lavorativo più flessibile, dimostrando che, grazie allo Smart Working, si possono ottenere risultati soddisfacenti. Nel gennaio 2022 l’organizzazione ha quindi introdotto il progetto consolidato di Smart Working, denominato ‘DAB Smart Space’. Dopo un anno di sperimentazione, grazie ai risultati positivi ottenuti, il progetto iniziale è stato adottato definitivamente, confermando le caratteristiche del modello di Smart Working, basato sulla fiducia e sulla responsabilizzazione delle persone.

La policy adottata è valida a livello globale, ma per ogni paese dove DAB è presente vengono fatti i necessari aggiustamenti per adeguarla alla normativa locale vigente e per rispondere alle specifiche esigenze dei colleghi del posto. In linea generale non sono previsti un numero massimo di giorni di lavoro da remoto, ogni team ha la libertà di organizzarsi in base alle necessità personali e lavorative. Per le giornate di lavoro da remoto è stata rimossa ogni forma di timbratura, mentre per le giornate in sede, in Italia, è stata introdotta la flessibilità in entrata dalle 7.30 alle 9.30 che permette un’uscita anticipata o posticipata a seconda dell’ora di entrata.

Per andare incontro alle esigenze dei dipendenti impiegati nella parte produttiva, sono stati concessi contratti part-time in proroga rispetto a quanto previsto dal contratto collettivo nazionale. Per i team di controllo e di qualità, ai quali non è sempre strettamente richiesta la presenza, è possibile lavorare una giornata a settimana da remoto per svolgere le attività più amministrative e documentali.

L’adozione dello Smart Working è andato di pari passo all’introduzione di nuovi strumenti di collaborazione. Tutti gli utenti sono stati dotati di strumenti di collaborazione a distanza, per permettere loro di poter integrare le telefonate in entrata ed uscita tramite software evitando l’utilizzo di device privati. In aggiunta, molti processi sono stati digitalizzati, ad esempio attraverso strumenti per la firma digitale dei documenti, al fine di eliminare i documenti cartacei .

L’azienda ha puntato sull’introduzione di nuovi strumenti digitali di project management, più adatti alle metodologie di gestione di team e progetti già presenti all’interno dell’organizzazione (es: SCRUM e KANBAN, specifici framework della Metodologia Agile). L’utilizzo di questi nuovi strumenti ha consentito un miglioramento nella gestione complessiva dei progetti, grazie al maggiore coinvolgimento di figure che in precedenza partecipavano esclusivamente alle fasi di propria pertinenza. Inoltre, sono state introdotte anche piattaforme dedicate all’innovazione e alla gestione di team inter-funzionali.

A seguito del cambiamento del modello organizzativo, l’organizzazione ha deciso di intervenire sugli spazi di lavoro, in primis nell’HQ di Mestrino e successivamente nelle sedi estere, per adeguarli alle nuove modalità di lavoro. Le postazioni personali e le divisioni per funzioni sono state eliminate per costruire un open space con spazi diversi in base all’attività da svolgere, seguendo la logica dell’activity-based working. Anche la direzione è stata coinvolta in questo cambiamento: a parte qualche eccezione rappresentata dai direttori di funzioni che trattano quotidianamente dati riservati, anche gli uffici personali del management sono stati eliminati. A livello di dimensionamento, gli spazi sono stati allargati e sono stati aggiunti degli ambienti per facilitare la collaborazione, sia tra colleghi dello stesso team che tra persone di funzioni diverse. Le sale riunioni sono prenotabili tramite appositi strumenti, mentre la numerosità delle postazioni individuali, in grado di accogliere sempre il 100% dei dipendenti, non rende necessaria la prenotazione della singola postazione.

Al fine di superare le iniziali resistenze e i primi timori delle persone all’inizio del progetto, DAB Pumps ha introdotto diverse iniziative di change management e alcuni percorsi formativi. Il piano di change mangement ha portato alla creazione di un Leadership Manifesto in cui sono riportati i principi cardine della People Strategy adottata dall’azienda, fortemente centrata sul concetto di responsabilizzazione dei dipendenti e di minimizzazione dei rapporti gerarchici. L’azienda ha introdotto percorsi di coaching a tutti i livelli, con l’obiettivo di promuovere la cultura della fiducia e della sicurezza psicologica. A breve l’organizzazione implementerà un nuovo sistema di sviluppo delle persone, con percorsi personalizzati che prevedono corsi di formazioni dedicati sia alle soft che alle technical skills e un sistema di feedback a 360 gradi.

I BENEFICI

Dall’annuale questionario condotto su tutta la popolazione aziendale è emerso un elevato grado di soddisfazione generale dei dipendenti per quanto riguarda l’iniziativa di Smart Working. In Italia, Nel 2023 il 35% delle ore lavorate è stato svolto da remoto, con livelli leggermente più bassi per quanto riguarda i dirigenti, per questioni intrinseche legate alla loro posizione apicale. È stata registrata anche una diminuzione nel tasso di assenteismo e di richieste di permesso in caso di malattia dei figli. Da un punto di vista ambientale, a seguito dell’introduzione dello Smart Working – seppur non attraverso misurazioni quantitative specifiche – l’azienda ha osservato una riduzione degli spostamenti e delle emissioni di gas serra.