L’ORGANIZZAZIONE

Il Consiglio Regionale del Veneto è l’organo legislativo della Regione del Veneto. Conta 228 dipendenti, che si occupano dell’erogazione di servizi al cittadino e del corretto funzionamento dell’ente in quanto organo istituzionale. L’organizzazione è dislocata in quattro sedi, tre delle quali sono collocate in punti diversi del centro della città di Venezia, mentre una si trova a Mestre.

LE ESIGENZE

In principio, il Consiglio Regionale del Veneto ha deciso di adottare il Lavoro Agile per andare incontro alle esigenze delle proprie persone, chiamati a lunghi e difficoltosi spostamenti verso il centro di Venezia, a causa alla conformazione morfologica e alle caratteristiche uniche della città di Venezia. Dopo la pandemia, l’organizzazione ha deciso di introdurre in modo definitivo il Lavoro Agile per favorire il passaggio ad un approccio orientato ai risultati e agli obiettivi da raggiungere, ritenuto più in linea con il sistema integrato di gestione delle attività, che descrive le attività da svolgere secondo fasi, obiettivi e progetti.

IL PROGETTO

L’iniziativa ha avvio nel 2018, con una sperimentazione su base volontaria rivolta alle posizioni organizzative, ossia quelle figure di coordinamento che si trovano tra il personale dirigenziale e il personale senza incarico elettivo. Alla fine del progetto pilota, a cui in totale hanno aderito 20 persone, è emerso un alto livello di gradimento da parte delle persone, confermato anche dal parere positivo delle organizzazioni sindacali.
Visti i risultati ottenuti, nel 2019 il Consiglio Regionale ha messo a regime il Lavoro Agile, aprendo la possibilità di siglare un accordo a tutti i dipendenti con mansioni adatte allo svolgimento da remoto. L’accordo doveva essere allegato ad un progetto di lavoro agile, all’interno di un processo centralizzato e gestito dall’ufficio del personale, deputato alla stesura degli accordi. Dal 2023, a seguito dell’esperienza maturata durante la pandemia, l’organizzazione ha introdotto un nuovo modello di accordo individuale, che viene siglato direttamente e autonomamente da dipendente e dirigente, il quale è chiamato a coordinare la modalità di attuazione del Lavoro Agile da parte dei propri collaboratori.
Oggi il progetto coinvolge 200 dipendenti con diversi profili organizzativi, tra cui il personale amministrativo, coloro che si occupano dell’assistenza da remoto ai cittadini e persone con particolari necessità. I lavoratori fragili possono operare a distanza senza limiti in termini di giornate di lavoro da remoto, a patto che il medico accerti che il lavoro agile sia la modalità più consona alle condizioni di salute della persona. Per le lavoratrici gestanti è possibile richiedere il Lavoro Agile per evitare i faticosi spostamenti verso gli uffici.
La policy di Lavoro Agile prevede che, all’interno dell’accordo individuale, dirigente e dipendente possano accordarsi sul numero di giorni in cui lavorare da remoto, senza superare i 6 giorni mensili. L’accordo prevede una pianificazione di massima delle giornate di lavoro a distanza, che devono comunque poi essere indicate all’interno del software gestionale volta per volta, per ottenere l’approvazione dei responsabili. Tendenzialmente i dipendenti scelgono di lavorare da remoto il lunedì e il venerdì, giorni in cui tipicamente non si svolgono le attività istituzionali, per le quali è richiesta necessariamente la presenza. Quando si lavora da remoto, è possibile connettersi sia da altre sedi del Consiglio che da luoghi terzi all’organizzazione.
Per quanto riguarda l’orario di lavoro, la timbratura è richiesta solo nei giorni di lavoro in presenza. L’organizzazione prevede flessibilità oraria in entrata fino alle 10; in uscita dalle 12.30 nelle giornate con orario ordinario e dalle 16.30 per i giorni in cui sono previsti i rientri pomeridiani. Per i dipendenti sono previste delle fasce di contattabilità – modificabili con una semplice comunicazione al proprio responsabile – durante le quali è richiesto di essere raggiungibili senza necessariamente essere operativi.
L’adozione del Lavoro Agile ha spinto il Consiglio Regionale del Veneto a adeguare la dotazione tecnologica. Ciascun dipendente ha a disposizione un notebook per poter lavorare da casa, mentre in ufficio la postazione di lavoro è costituita da un mouse, una docking station, un monitor e una tastiera. Sono inoltre stati migliorati gli strumenti di comunicazione e collaborazione, introducendo nuovi applicativi per la gestione della posta elettronica e per consentire di comunicare telefonicamente direttamente da pc. Attraverso la migrazione in cloud, tutti i documenti sono stati resi accessibili da remoto. Per il futuro, l’organizzazione prevede di investire in un nuovo software per la gestione del personale e nell’introduzione di strumenti di Intelligenza Artificiale, su cui sono già stati fatti corsi di formazione alle persone.
Il progetto ha previsto anche alcune modifiche agli ambienti di lavoro. Anche se la maggior parte degli spazi è rimasta riservata, con postazioni personali per i dipendenti, alcuni uffici sono stati raggruppati per poter facilitare le comunicazioni interne e per ricavare una sala ristoro dedicata alla socializzazione e alla consumazione dei pasti. Nelle sedi, grazie alla razionalizzazione degli spazi, sono state ricavate delle sale riunioni. Alcune di queste sale sono dotate di lavagna digitale collegabili ad internet per le riunioni ibride. Inoltre, è stata creata una sala formazione con 50 postazioni e altrettanti pc.
Fin dalla sperimentazione del 2018 la possibilità di lavorare da remoto è stata vista con favore dai lavoratori del Consiglio Regionale del Veneto. Per accompagnare le persone nel cambiamento del modo di lavorare, l’organizzazione ha programmato una serie di incontri sede per sede, con l’obiettivo di descrivere il progetto, illustrandone il significato e le implicazioni. Sono stati organizzati corsi di formazione interni per spiegare le peculiarità del Lavoro Agile, sottolineando il collegamento con il ciclo di valutazione delle performance, per favorire l’orientamento al raggiungimento degli obiettivi. In aggiunta, i lavoratori stanno seguendo un percorso formativo volto a migliorare le competenze digitali e quelle trasversali. Per queste ultime, il Consiglio Regionale del Veneto ha organizzato diversi cicli annuali di incontri rivolti a chi ricopre ruoli dirigenziali e posizioni organizzative di rilievo, oltre che una intera giornata di formazione aperta alla restante parte del personale, con approfondimenti sul tema della gestione delle relazioni quando si opera in modalità di Lavoro Agile.

I BENEFICI

L’adesione all’iniziativa risulta pressoché totale tra i profili con mansioni idonee allo svolgimento da remoto. In media, le persone lavorano cinque giorni al mese da remoto. Ciò ha permesso di diminuire la frequenza degli spostamenti tra le abitazioni dei dipendenti e gli uffici, con impatti positivi in termini ambientali ed economici. Attraverso l’erogazione di questionari, l’organizzazione ha osservato un miglioramento nelle relazioni tra colleghi, oltre che nel benessere e nella conciliazione tra vita privata e lavorativa delle persone.