L’ORGANIZZAZIONE

Regione Emilia-Romagna conta circa 4000 dipendenti distribuiti su oltre 90 sedi sul

territorio.

LE ESIGENZE

L’organizzazione considera lo Smart Working come uno strumento di innovazione

organizzativa che ha l’obiettivo di rafforzare le dimensioni della collaborazione,

dell’orientamento ai risultati e dell’autonomia e responsabilizzazione a tutti i livelli. Lo

Smart Working è concepito all’interno di un processo più ampio di trasformazione digitale

e si affianca a una serie di iniziative finalizzate a rendere l’organizzazione agile, capace di

affrontare i continui mutamenti economici, sociali e ambientali in modo efficace.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

L’iniziativa di Smart Working della Regione Emilia-Romagna è gestita da un team di

progetto multidisciplinare di cui fanno parte il Settore Risorse Umane, il Settore IT e il

Settore Patrimonio e logistica.

Il progetto ha preso avvio sei anni fa, con un profondo processo di riorganizzazione e di

innovazione organizzativa, articolato in diverse tappe e sviluppatosi con l’evolversi del

contesto esterno. Iniziato con una sperimentazione nel 2018, si è giunti l’anno successivo

alla definizione di una prima disciplina, dando la possibilità a circa 400 persone di aderire al lavoro agile. Con l’arrivo del Covid, l’organizzazione ha sfruttato le possibilità concesse

dal regime emergenziale per continuare a garantire lo svolgimento delle attività e dei

servizi, ma già nell’autunno del 2020 si è proceduto con la sottoscrizione degli accordi

individuali. Successivamente, nel 2021, l’iniziativa è stata formalizzata con la pubblicazione

del POLA, mentre nel 2022, contestualmente all’adeguamento del Contratto Collettivo

Nazionale, è stata definita una nuova disciplina, con cui Regione Emilia-Romagna ha posto

fine al telelavoro domiciliare, lasciando alle persone la possibilità di aderire alle forme di

flessibilità tramite il regime di lavoro agile.

Con la nuova disciplina, ogni smart worker regionale è autorizzato ad effettuare il 50%

delle giornate lavorative semestrali in lavoro agile, svolgendo la propria attività con

flessibilità oraria e in modo autonomo, seguendo le indicazioni organizzative fornite dal

proprio Responsabile. Lo Smart Working è organizzato per gruppi di lavoro: un team

può accedere al lavoro agile presentando un progetto di innovazione, con un indicatore

chiaro di miglioramento. Per tutelare i lavoratori con particolari casi di fragilità ed

esigenze di conciliazione, le giornate di lavoro da remoto possono aumentare (anche solo

temporaneamente) fino all’80% o al 100%.

Per la disciplina vigente, nelle giornate di lavoro agile non è possibile ricoprire turni o

effettuare sopralluoghi o trasferte. Possono accedere allo Smart Working tutti i lavoratori

con mansioni almeno parzialmente eseguibili da remoto, ovvero circa il 90% dei lavoratori.

Per permettere di lavorare a distanza, Regione Emilia-Romagna ha migliorato la dotazione

tecnologica messa a disposizione dei lavoratori agili, oggi composta da notebook

ultraleggero, mouse, cuffie con microfono integrato, smartphone con bundle dati integrato col centralino regionale e zainetto porta notebook brandizzato con logo regionale. La

postazione fisica occupata da ogni smart worker presso la sede di lavoro è stata riallestita

con docking station comprensiva di monitor e tastiera.

In aggiunta, l’organizzazione ha introdotto un modello per l’analisi dei comportamenti di

fruizione di spazi di lavoro e di spazi accessori (come sale riunioni e parcheggi in affitto)

a livello di ente, per indirizzare e ottimizzare l’utilizzo degli spazi di lavoro in relazione

al loro tasso di fruizione, al loro costo e al benessere lavorativo. Il modello è in corso di

perfezionamento, con l’obiettivo di creare analisi accurate ed esaustive dei dati inerenti

all’utilizzo dello Smart Working, per la formulazione di scenari previsionali in relazione

a 3 KPI di riferimento: riduzione emissioni, risparmi economici e ottimizzazione del

tempo

Lo sviluppo progressivo dell’iniziativa ha richiesto anche un adeguamento degli spazi

di lavoro. Oggi, chi sigla l’accordo di lavoro agile aderisce ad un percorso di graduale

“abbandono” della scrivania fissa. È stato infatti intrapreso un progetto di re-design degli

ambienti di due edifici ed è stato avviato un processo di creazione di una rete di coworking

certificati sul territorio. Attraverso la riprogettazione, l’Ente ha deciso di ridurre il numero

di postazioni e adottare la logica dell’activity-based working per utilizzare le diverse aree

in funzione dell’attività svolta. Le persone hanno la possibilità di prenotare ogni asset

degli spazi, dalla singola postazione alle sale riunioni, attraverso un’app. Il progetto è

caratterizzato da un elevato livello di digitalizzazione al fine di supportare le persone, per

esempio attraverso il wayfinding, che permette di accompagnare i lavoratori all’interno

degli edifici. Il re-design rientra in un ampio piano di razionalizzazione del patrimonio immobiliare, con l’obiettivo di rendere strutturalmente più sostenibile la spesa per gli spazi

istituzionali e al tempo stesso rendere gli ambienti più adeguati all’attuale organizzazione

del lavoro

Il supporto alle persone che lavorano per Regione Emilia-Romagna è avvenuto anche

attraverso diverse iniziative di formazione e change management. Concentrandosi sul

triennio 2021-2023, l’organizzazione ha svolto un “smart attitude assessment”, aperto a

tutti i collaboratori regionali e finalizzato alla rilevazione delle competenze per il lavoro

ibrido. Sono stati poi predisposti corsi per lo sviluppo di soft skill (in termini di intelligenza

emotiva e gestione del tempo e delle attività) e di competenze specifiche per l’innovazione,

rivolti al middle management regionale o ai collaboratori in grado di apportare impatto

significativo nelle dinamiche di lavoro. Sono stati organizzati dei team di coaching per

gruppi di lavoro, con l’obiettivo di migliorare l’organizzazione del lavoro e le dinamiche di

collaborazione all’interno del team e corsi di Smart leadership. In aggiunta, la Regione ha

cercato di supportare le persone con la possibilità di frequentare un percorso formativo

volto allo sviluppo della motivazione intrinseca e all’autosviluppo all’interno del proprio

gruppo lavorativo.

I BENEFICI

Con un tasso di adesione all’iniziativa pari al 100% tra le persone con mansioni compatibili

lo Smart Working, l’Ente conta oggi 3351 lavoratori agili, pari al 90% di tutta la popolazione

dipendente.

Analizzando i progetti di Smart Working presentati dai diversi team di lavoro emerge

che il 37% di questi è finalizzato all’incremento della qualità organizzativa; il 35% è volto

all’incremento del servizio e all’uso più efficiente delle risorse; il 28% ha come obiettivo il

miglioramento organizzativo e delle competenze digitali.

Dai dati raccolti da Regione Emilia-Romagna risulta che le persone apprezzano gli effetti

prodotti dallo Smart Working: i collaboratori valutano in modo positivo il benessere

organizzativo (con un voto medio di 7,3/10), la conciliazione vita privata-lavorativa (7,9/10)

e la soddisfazione inerente al lavoro agile (8,5 su 10). Anche i numeri inerenti al senso di

appartenenza rilevato e alla qualità dei rapporti con colleghi e responsabili sono confortanti,

visto che più dell’80% del personale ritiene questi aspetti soddisfacenti.

In aggiunta, sono stati stimati importanti vantaggi in termini di sostenibilità ambientale.

Il 52% delle persone in Smart Working si muove con mezzo proprio e in ogni giornata di

lavoro agile evita uno spostamento medio di 38 Km. Ciò si traduce in una riduzione di

emissioni di CO2 totale pari a circa 815 tonnellate, quantità assorbita annualmente da

oltre 40 mila alberi.