L’organizzazione

IFOA è un Ente senza scopo di lucro per la Formazione e l’Occupazione, fondato nel 1971 su iniziativa delle Camere di Commercio. Avendo come principio fondante la crescita professionale delle persone, l’obiettivo di IFOA è trasferire conoscenze utili a individui, aziende e territori offrendo corsi di formazione post-diploma e master alle persone, oltre che iniziative a catalogo e soluzioni personalizzate rivolte alle imprese.

IFOA è presente sul territorio italiano con numerose sedi, una in Veneto, Puglia, Toscana e Lazio, due in Lombardia e sei in Emilia-Romagna, e opera sia a livello nazionale, che internazionale, attraverso i suoi oltre 280 dipendenti.

L’esigenza

Mossa dalla convinzione che nuove modalità di lavoro che favoriscano il work-life balance e il benessere dei lavoratori siano possibili solo grazie alla diffusione di una cultura della flessibilità all’interno dell’organizzazione, IFOA ha da tempo cercato di rispondere alle richieste di flessibilità delle persone attraverso contratti di part-time personalizzati e di telelavoro in relazione alla maternità anche prima dell’avvento della pandemia. Questo periodo ha tuttavia rappresentato un momento di svolta nelle modalità di organizzazione del lavoro quando, alla sperimentazione del lavoro da remoto emergenziale durante il periodo pandemico, ha fatto seguito l’introduzione dello Smart Working. L’esigenza che ha portato IFOA, nel 2024, a ripensare il modello di flessibilità è stata triplice: da un lato, l’esperienza acquisita durante la pandemia aveva insegnato alle persone il valore della fiducia reciproca e fatto maturare nuove consapevolezze che hanno posto le basi per far evolvere il modello di organizzazione del lavoro; dall’altro, vi era la necessità di incrementare l’attrattività e di rispondere ad un aumento del turnover; e infine, la necessità di uscire da un accordo di solidarietà espansiva in vigore dal 2013 che aveva previsto una riduzione dell’orario lavorativo a 38 ore settimanali, con contestuale riduzione del 5% dello stipendio, stipulato con l’obiettivo di incrementare le assunzioni. L’accordo, tuttavia, non aveva solo esaurito le sue finalità, ma non avendo interpretazioni giurisprudenziali aveva come conseguenza la rigidità di alcune tipologie di contratti.

 La soluzione

L’avvio della trattativa aziendale per la definizione del nuovo accordo integrativo è stato preceduto dalla diffusione di una survey volta a capire i desiderata dei lavoratori e delle lavoratrici con l’obiettivo di portare nella discussione le istanze del personale. Il nuovo accordo sindacale, in vigore dal 1° marzo 2024, ha non solo ampliato le misure di welfare a disposizione delle persone, ma soprattutto rafforzato e incrementato le pratiche di flessibilità dell’Ente, incentivando lo Smart Working, introducendo la flessibilità oraria e il venerdì pomeriggio non lavorativo.

Attualmente circa il 98% del personale di IFOA può lavorare da remoto fino a 10 giornate al mese, di cui 4 da svolgersi il venerdì mattina. Le persone possono poi identificare le giornate di lavoro da remoto negli altri giorni della settimana con la richiesta, tuttavia, di dedicare il lunedì all’allineamento in sede. A questa regola interna derogano alcune situazioni particolari, come quelle di richieste specifiche da parte di genitori di bambini piccoli, caregiver, persone con situazioni di disabilità o in casi di necessità per chi abita a oltre un’ora di distanza dalla sede di lavoro. In merito ai luoghi da cui poter svolgere la prestazione, vi è la possibilità di lavorare anche da altre sedi dell’organizzazione, quando la persona si trova in trasferta, oltre che altri luoghi privati o pubblici, con l’accortezza in quest’ultimo caso di comunicare il luogo scelto. Deve essere in ogni caso garantita la sicurezza del dato e del collegamento.

Dal 1° marzo 2024 IFOA ha eliminato le timbrature al termine della giornata lavorativa per tutto il personale dipendente. Le timbrature in entrata rimangono una pratica richiesta quando le persone si recano nella sede di lavoro ma con il solo scopo di certificarne la presenza.

Nella direzione di dare alle proprie persone sempre maggiore flessibilità e garantire un migliore bilanciamento fra vita privata e lavorativa, l’Ente ha previsto una rimodulazione dell’attuale orario di lavoro settimanale che garantisca alle persone il venerdì pomeriggio libero. Le 38 ore settimanali non sono più suddivise su 5 giorni lavorativi, ma è previsto che le persone lavorino 8,5 ore dal lunedì al giovedì e la mattina del venerdì (per tutti con lavoro da remoto). Per facilitare lo svolgimento della giornata lavorativa, l’organizzazione ha introdotto flessibilità negli orari di inizio (tra le 8 e le 9.30) e termine (a partire dalle 17) delle attività oltre alla possibilità di ridurre la pausa pranzo a 30 minuti, da svolgersi fra le 13.30 e le 14.30.

Il cambiamento nelle modalità di lavoro è stato supportato, negli anni, da investimenti in tecnologie digitali che ne hanno supportato l’evoluzione. L’organizzazione ha investito in nuovi server e licenze che hanno reso sostenibile la connessione simultanea di un numero elevato di utenti durante le giornate di lavoro a distanza. Le postazioni con computer fisso sono state sostituite da PC portatili e tutto il personale che si dedica ad attività di front-office, circa l’80% dei dipendenti, è stato dotato di smartphone aziendale. L’evoluzione tecnologica ha caratterizzato anche i ruoli di back-office: i centralini telefonici sono stati dotati di risponditori tramite applicazione.

Il personale è stato accompagnato nel percorso verso il cambiamento con iniziative di change management che si sono tradotte in pratiche di affiancamento gestite sia internamente, sia con il ricorso a formatori esterni. L’obiettivo era rafforzare e far evolvere le competenze di leadership dei/delle risposabili, promuovere il senso di fiducia e la capacità di delega. L’Ente ha inoltre effettuato incontri specificamente dedicati a spiegare le ragioni che hanno guidato la definizione dell’accordo e le caratteristiche del cambiamento e a fornire linee guida per muoversi all’interno delle nuove pratiche di flessibilità.

Attraverso il nuovo accordo sindacale si è arricchito inoltre il pacchetto di misure di welfare. Le persone hanno ad oggi a disposizione tre ulteriori giornate di permesso retribuito all’anno utilizzabile per ragioni personali e familiari autocertificate. È stato istituito inoltre un servizio di consulenza e orientamento psicologico per supportare le persone nel fronteggiare situazioni di malessere psicologico e stress ed è nata la “Banca Ore Etico Solidali”, che dà la possibilità di donare ore di ferie di cui possono fruire colleghi/e che si trovano in gravi situazioni di difficoltà.

Benefici, criticità e impatti dell’iniziativa

L’intenzione di IFOA di monitorare i benefici dell’iniziativa a diversi livelli (sull’organizzazione, sulle persone e più in generale sull’ambiente) si sta concretizzando nella ricerca e strutturazione di indicatori di impatto. L’obiettivo che l’organizzazione si è data è di riuscire a mantenere il livello di produttività, misurata attraverso le ore di formazione erogate. La speranza, tuttavia, è quella di andare verso un suo incremento. Per comprendere l’impatto dell’iniziativa sulle persone, l’organizzazione sta effettuando un monitoraggio del benessere e dell’engagement attraverso una survey che verrà erogata trascorsi i primi sei mesi di sperimentazione.

L’implementazione del nuovo modello di organizzazione del lavoro non è stata esente da criticità.

Le principali si sono state riscontrate a livello di infrastruttura digitale: l’azienda aveva infatti il timore che i server non riuscissero a supportare il collegamento contemporaneo di tutto il personale collegato da remoto. Per questo motivo sono stati fatti investimenti per l’adeguamento dell’infrastruttura e l’acquisto di licenze. Un’altra tematica che ha richiesto ad IFOA uno sforzo organizzativo ingente ha riguardato il passaggio dalle convenzioni con il servizio mensa a quella del buono pasto erogato anche quando si lavora da remoto.

Futuro rispetto alla flessibilità

IFOA ad oggi si ritiene fiera del percorso intrapreso, ciò nonostante, non ha ancora raggiunto tutti gli obiettivi che si è prefissata. Per il futuro la volontà è quella di garantire alla totalità del personale dipendente (anche a quel 2% che oggi non può fruire del lavoro da remoto per ragioni legate alla tipologia di attività svolta) le stesse forme di flessibilità. Per questo motivo l’organizzazione sta valutando di introdurre delle iniziative di flessibilità personalizzate.

IFOA vuole inoltre completare il processo di diffusione di cultura del lavoro per obiettivi, basata sulla consapevolezza che la flessibilità non è un dono ma uno scambio consapevole fra la persona e l’organizzazione per dare e ricevere flessibilità. Poiché la flessibilità deve essere correttamente gestita per poterne massimizzare i benefici, l’organizzazione riconosce la necessità di istituire pratiche che supportino le persone in questo percorso e che saranno oggetto di un continuo lavoro nei mesi a venire.