L’ORGANIZZAZIONE

Vaillant Group è una società tedesca, a conduzione familiare, fondata in Germania nel 1874, attiva nello sviluppo di tecnologie per il riscaldamento e la climatizzazione degli ambienti. La presenza in Italia risale ai primi anni sessanta e si caratterizza per una presenza capillare sul territorio attraverso le reti di vendita, pre vendita e post vendita, che si rivolgono ai professionisti del settore, sostenute dai colleghi che operano presso la sede di Milano. Ad oggi i dipendenti italiani sono 140. 

LE ESIGENZE

La decisone di introdurre il programma di Smart Working nasce per migliorare il benessere e il work-life balance dei dipendenti e, per perseguire tale risultato, sono stati definiti nuovi modelli di gestione dell’organizzazione e realizzati investimenti e programmi di formazione sulle tecnologie di comunicazione a distanza. Contestualmente, l’azienda ha deciso di riprogettare i propri uffici, rendendoli più funzionali rispetto al nuovo modo di lavorare e in grado di favorire la collaborazione e la socializzazione tra le persone.

IL PROGETTO

Tra il 2018 e 2019 l’azienda ha sviluppato le caratteristiche del progetto ‘Space Planning & Smart Working’, con l’obiettivo di introdurre un modello di Smart Working e riprogettare gli spazi della sede di Milano. Momentaneamente sospeso nel 2020 a causa della pandemia, il progetto è ripreso nel 2021, per diventare realtà nel settembre del 2023, al termine della ristrutturazione degli uffici. Ciò ha consentito di introdurre un nuovo modello organizzativo basato sul principio della delega, sull’orientamento ai risultati, sui processi e sulla comunicazione continua all’interno dell’organizzazione.

Attualmente la policy aziendale che regola l’applicazione dello Smart Working prevede fino a un massimo di 3 giorni alla settimana di lavoro da remoto, la cui pianificazione è concordata tra manager e collaboratore in base alle esigenze personali e lavorative, senza la necessità di alcuna formalizzazione. Dal 2024 uno dei tre giorni di Smart Working coincide obbligatoriamente con il venerdì, poiché in tale giorno la sede aziendale viene chiusa. È possibile lavorare in qualsiasi luogo chiuso che garantisca la sicurezza dei lavoratori, la privacy dei dati e una stabile connessione a Internet. La policy è applicata a tutti i dipendenti della sede di Milano (circa 90), ad eccezione dei dirigenti, mentre non rientrano nel programma i dipendenti che operano sul il territorio.

Dal 2015 è inoltre in vigore un programma di flessibilità oraria in entrata e uscita, che consente ai dipendenti di entrare fino alle 9.30 e di uscire dalle 16.30 in poi.

Funzionale all’introduzione dello Smart Working è stato l’investimento sulle dotazioni tecnologiche a disposizione dei dipendenti, che sono stati tutti dotati di uno smartphone e di un laptop. In aggiunta, è stata installata la connessione VPN per poter accedere ai file aziendali da qualsiasi luogo. Sono state poi attivate iniziative per rendere più adeguate le postazioni di lavoro da casa: a ciascun dipendente è stato fornito un kit per l’home office che comprendeva un monitor, un mouse e delle sedute ergonomiche. Con l’introduzione del lavoro da remoto sono stati potenziati i sistemi di comunicazione a distanza, migliorando così anche le comunicazioni e la collaborazione con la casa madre tedesca.

Come anticipato, per adeguare gli spazi alle nuove modalità di lavoro è stata avviata la riprogettazione e la riconfigurazione degli uffici della sede. Il progetto, condotto in collaborazione con il Prisma, è stato guidato dall’obiettivo di migliorare la velocità delle comunicazioni interne e lo scambio di informazioni. Per eliminare le barriere, sono stati abbattuti gran parte dei muri divisori, creando ampi open space con grandi vetrate e finestre che lasciassero entrare più luce naturale all’interno degli spazi. Solo pochi uffici sono rimasti singoli e personali per motivi di privacy e di sensibilità dei dati trattati, come per esempio l’ufficio legale e l’ufficio retribuzioni. Il nuovo approccio di lavoro per progetti ha spinto l’organizzazione a modificare la distribuzione degli uffici nei vari piani seguendo la logica ‘per quartiere’, che unisce persone di funzioni diverse che lavorano allo stesso processo. Il numero delle postazioni create corrisponde circa all’80% del numero dei dipendenti della sede di Milano, in previsione di una minore affluenza negli uffici. Le postazioni e i parcheggi auto interni sono prenotabili attraverso un sistema informatico di prenotazione e, in aggiunta, l’abbattimento dei muri ha permesso di liberare spazio per creare sale riunioni, phonebooth, aree per la socializzazione e aree di coworking, pensate per incontri formali o informali, migliorando la funzionalità rispetto alle diverse attività che le persone svolgono quotidianamente. L’intera sede è stata dotata di nuovi impianti di climatizzazione, oltre che di nuove linee telefoniche. Inoltre, sono stati messi a disposizione di tutti dei lockers per poter riporre i propri oggetti personali.

Dal punto di vista ambientale, le emissioni della sede sono state ridotte passando da un’alimentazione a gas ad un’alimentazione elettrica, più sostenibile. Inoltre, la minore frequenza in ufficio e la chiusura settimanale del venerdì, hanno ridotto significativamente i consumi.

Il cambio di sede è stato facilitato da alcuni incontri per promuovere il corretto utilizzo dei nuovi uffici e introdurre la logica di ‘desk sharing’ e di ‘clean desk’.

Per accompagnare il cambiamento e fornire alle persone tutti gli strumenti necessari, sono stati organizzati dei corsi di formazione sulle tematiche di Smart Working e di space planning, toccando anche concetti più legati ai temi della sostenibilità, diversità, equità e inclusione.

A livello culturale, l’esperienza maturata durante il periodo pandemico ha agevolato molto l’adozione dello Smart Working. In quel periodo, per supportare le persone, si è utilizzato come strumento di comunicazione ‘il diario di bordo’, ossia un’e-mail giornaliera inviata dall’Amministratore Delegato con lo scopo di mantenere ingaggiato il personale e condividere con tutta l’organizzazione informazioni importanti relative al business e ai progetti in corso. Gli ottimi risultati raggiunti nonostante il lavoro da remoto forzato dall’emergenza sanitaria hanno dimostrato che il lavoro a distanza non ha impatti negativi sulle performance delle persone, facilitando quindi il passaggio alla nuova situazione.

I RISULTATI OTTENUTI

L’iniziativa di Smart Working è particolarmente apprezzata e molto utilizzata in Vaillant. La possibilità di non doversi recare tutti i giorni presso la sede e di poter lavorare in nuovi uffici più funzionali, luminosi e moderni ha migliorato la soddisfazione lavorativa dei dipendenti. Il lavoro da remoto ha permesso un miglioramento dell’equilibrio tra vita privata e lavorativa delle persone, con benefici e risparmi economici significativi soprattutto per coloro che risiedono lontano da Milano. La riprogettazione degli spazi, grazie all’eliminazione dei muri divisori e alla creazione di open space, ha consentito di migliorare e velocizzare la comunicazione e lo scambio di informazioni tra le persone. In aggiunta, il progetto ha permesso di ottenere benefici dal punto di vista economico e ambientale, grazie all’efficientamento energetico dell’edificio, al minore utilizzo degli uffici grazie al lavoro da remoto e alla scelta di chiudere la sede ogni venerdì.