L’ORGANIZZAZIONE

INglass è un’azienda trevigiana specializzata nella produzione di componenti meccanici utilizzati nella fabbricazione di oggetti in plastica. Nel 2021 si è conclusa con successo l’acquisizione dell’azienda da parte del gruppo svizzero Oerlikon SpA.

Dalla sua fondazione negli anni 80 non ha mai smesso di ampliarsi aprendo sedi in tutto il mondo. Ad oggi conta 3 stabilimenti produttivi: in Cina, in Michigan e in provincia di Treviso. A questi si aggiungono 15 filiali di back office e altro centri di distribuzione e agenti in tutto il mondo. L’azienda conta un totale di 1200 dipendenti circa, di cui 360 in Italia.

LE ESIGENZE

Tra le priorità per i prossimi anni sia in Italia sia all’estero c’è risultare attrattivi per profili specializzati, provenienti dalle facoltà di ingegneria o da ITS specializzati in meccanica o meccatronica, e per profili più operativi impiegati nella parte produttiva. A questo, soprattutto nel contesto italiano, si aggiunge la necessità di trattenere le persone.

Inoltre, uno degli obiettivi strategici di INglass è rafforzare le relazioni con i clienti all’estero, in particolare nell’Est e Centro Europa attraverso personale che segua il mercato target in loco conoscendo bene la lingua e le caratteristiche del Paese. 

IL PROGETTO

In INglass, il concetto di lavoro da casa è stato introdotto in maniera estesa nel marzo 2020, in precedenza erano presenti solo poche esperienze di telelavoro. Si trattava di pochi casi dovuti alla volontà di soddisfare delle esigenze personali dei colleghi.

Con lo scoppio della pandemia è stato necessario adattare in modo repentino le attività di back office per favorire lo svolgimento da remoto. Il cambiamento nel modo di lavorare è stato semplice anche grazie ai precedenti investimenti che l’azienda aveva fatto in ambito tecnologico, permettendo l’accesso ai dati aziendali da remoto. L’unica integrazione che è stata fatta è la fornitura a ciascuno di un pc portatile o di una VDI per permettere il lavoro da remoto.

Una volta terminata la situazione emergenziale, l’azienda non è voluta tornare alla situazione pre-covid perché il lavoro da remoto faceva ormai parte della quotidianità e delle aspettative dei lavoratori.

Per questo è stata condotta un’analisi organizzativa attraverso il confronto con i responsabili dei vari reparti che ha permesso di definire dei diversi modelli di Smart Working in base alle caratteristiche di ogni area funzionale dell’organizzazione. L’azienda ha poi stipulato degli accordi di Smart Working con le proprie persone che recepissero le differenze di ciascuno permettendo, in alcune aree, di lavorare da remoto fino a 3 giorni a settimana.

Le persone utilizzano lo Smart Working ma meno di quanto previsto dall’accordo, probabilmente sia per un’abitudine consolidata di essere sempre in presenza sia perché le persone abitano quasi tutte in prossimità dell’azienda e per cui il percorso casa-sede non è particolarmente oneroso. Inoltre, molte delle riunioni per essere efficaci devono essere svolte in presenza: in quanto azienda produttiva spesso per risolvere delle criticità è necessario trovarsi presso gli impianti.

Come azione di accompagnamento, è stato organizzato un corso di un’ora che spiegasse le regole dello Smart Working, le modalità con cui coordinarsi con i propri colleghi nella scelta della giornata e approfondisse alcuni aspetti legati alla sicurezza e la necessità di disconnessione.

Data la relazione di fiducia tra la funzione HR e i dipendenti, si è scelto di non monitorare puntualmente i giorni di lavoro da remoto dei dipendenti, l’unica attività richiesta è la timbratura virtuale, che è stata introdotta nel periodo della pandemia, la cui frequenza dipende dal ruolo ricoperto.

Nell’organizzazione delle attività la dirigenza, pur accettando la pratica dello Smart Working, richiede alle persone la presenza in sede per lo svolgimento di alcune attività.

Inglass ha una parte produttiva che lavora per commessa ed è organizzata in 6 aree: la tornitura, la fresatura ,l’assemblaggio e il service, qualità e magazzino; tutte lavorano su turni. Per quanto riguarda i lavoratori impiegati nell’area di produzione, per cui la presenza è imprescindibile, si è scelto di prevedere più flessibilità sull’orario di lavoro nel caso in cui avessero particolari necessità personali o familiari. La richiesta di permesso deve essere anticipata al responsabile di reparto per ragioni organizzative, ma questa raramente viene rifiutata.

International Smart Working

La crescita dell’azienda anche nell’Est Europa ha richiesto di inserire profili in tre  diversi Paesi ( Slovacchia, Ungheria e Repubblica Ceca) che lavorassero stabilmente nel mercato locale, ma che allo stesso tempo collaborassero con i colleghi della sede italiana. Si tratta di 3 persone con profili professionali diversi: commerciale e tecnici di assistenza che hanno competenze di project management e tecniche di prodotto.

Queste persone sono state assunte dalla sede italiane e tutto il processo (gestione dei contratti e assistenza fiscale) e la relazione con le autorità locali sono stati affidati e gestiti da ECA Italia. Dopo aver fatto un’analisi di fattibilità dell’iniziativa, le attività sono partite nella primavera del 2023, in un solo mese è stato possibile stipulare contratti di lavoro perfettamente allineati e conformi alle leggi nazionali sul lavoro e previdenziali. La complessità delle attività risiedeva soprattutto nella gestione procedurale legate, ad esempio, alla necessità di far interfacciare soggetti di nazionalità diverse che si rifacevano a leggi e normative non sempre facilmente integrabili.

Un punto di forza è stato il tool on line per la gestione dei lavoratori che è di facile utilizzo sia per l’organizzazione sia per le persone.

I lavoratori assunti da INglass all’estero lavorano completamente full remote e, trovandosi sul posto, possono recarsi con facilità dai clienti per prestare loro supporto e costruire con loro una relazione significativa. I lavoratori esteri comunicano e si confrontano costantemente con la casa madre attraverso mail e riunioni frequenti fatte usando gli stessi software di collaborazione utilizzati per lo Smart Working in Italia. Una o due volte all’anno vengono poi in presenza presso la sede dell’azienda.

Lo Smart Working e le nuove modalità di lavoro che esso ha introdotto, ha permesso ai dipendenti della casa madre di collaborare più agilmente con i colleghi che lavorano full remote da altri paesi.

Per i dipendenti che lavorano all’esterno sono applicate le stesse attività di formazione dei colleghi che lavorano in Italia, come ad esempio la formazione che prevede 2 settimane in sede al momento dell’assunzione.

I RISULTATI OTTENUTI

La semplificazione nella gestione degli aspetti contrattuali permette ad INglass di aprirsi con facilità a nuovi mercati esteri e ampliare il proprio portafoglio di clienti, sorpassando le barriere linguistiche e culturali che potrebbero ostacolare o rallentare i flussi commerciali.

La collaborazione da remoto tra la casa madre italiana e gli specialisti distribuiti nei vari paesi arricchisce il proprio bagaglio di conoscenze del prodotto e del mercato in entrambe le direzioni, rendendo queste collaborazioni significative e fonte di nuove opportunità di reddito.  Grazie alla vicinanza fisica con i clienti, le relazioni commerciali diventano molto più profittevoli e positive. L’intervento post-vendita in caso di necessità diventa tempestivo ed efficacie, aumentando così la soddisfazione del cliente finale.